Разъяснения ФСБ
Итак, обязательная регистрация действующих экспедиторов в реестре на платформе «ГосЛог» фактически завершена. В системе уже более 70 тыс. компаний — заметно больше первоначально ожидавшихся 45 тыс. Но на этом история не заканчивается. Следующий обязательный шаг для экспедиторов — подать заявление в ФСБ и дальше уже по согласованному плану внедрять специальные технические средства, которые обеспечат круглосуточный доступ к данным об экспедируемых грузах.
Минтранс наконец опубликовал разъяснения ФСБ о том, как всё это должно работать на практике. Мы выбрали из них самые важные моменты.
1. Подал заявление — дальше жди контакта от ФСБ.
В течение 30 дней определят подразделение, которое будет работать с компанией. Причём официального письма с пошаговой инструкцией может и не быть — в разъяснениях прямо допускается обычный рабочий звонок контактному лицу. Дальше будут уточнять, как устроены системы, какие данные собираются и каким образом технически подключаться.
Что делать сейчас: проверить, кого указали контактным лицом и понимает ли этот человек вообще, о чём с ним будут разговаривать. На практике здесь нужен не только юрист, но и IT-специалист либо подрядчик, который знает вашу TMS, 1С, ЭДО и архитектуру хранения данных.
2. СОРМ — не только для больших федеральных экспедиторов.
Обязанность распространяется на всех экспедиторов без исключения. Но это не значит, что каждому придётся строить собственный большой технический комплекс. Конкретная схема зависит от компании.
Для небольшого экспедитора это важно: не надо заранее покупать какое-то оборудование просто потому, что кто-то его продаёт под видом «обязательного СОРМ для логистов». Сначала определяется техническая схема, потом согласуется решение.
3. Причём окончательных технических требований пока ещё нет.
На момент этих разъяснений Минтранс только завершает издание соответствующего приказа. А конкретные требования для конкретного экспедитора будут определяться уже при взаимодействии с уполномоченным подразделением.
Для начала хорошо сделать инвентаризацию информационных систем: где хранятся заявки, договоры, данные клиентов, перевозчиков, груза, платежи, трекинг, ЭПД и так далее.
4. На внедрение дают время, но проект совсем не маленький.
План мероприятий должны разработать в течение трёх месяцев после регистрации заявления. А сам план рассчитан на 1 год и 3 месяца после его утверждения.
То есть сценарий примерно такой: заявление → определение подразделения → обследование вашей IT-схемы → план → проектирование → подключение → настройка → испытания → ввод в эксплуатацию.
5. Самое существенное: доступ к данным должен быть круглосуточным и удалённым.
После внедрения СОРМ уполномоченные органы получают техническую возможность получать предусмотренную информацию через автоматизированный протокол — без того, чтобы каждый раз звонить сотруднику экспедитора и просить выгрузку Excel.
Вот здесь начинается реальная работа для IT. Нужно понимать, откуда система будет брать сведения, насколько они структурированы и совпадают ли данные в TMS, 1С, ЭДО и других системах.
6. А данных придётся отдавать намного больше, чем многие сейчас предполагают.
Это не только «клиент — груз — маршрут». В перечень входят данные о клиенте, договорах экспедиции, привлечённых исполнителях, операциях с грузом, платежах и даже фактах авторизации в информационном сервисе, включая сетевые адреса и порты. Плюс иная информация, которую экспедитор обрабатывает в профессиональной деятельности.
И хранить эти сведения необходимо три года после окончания договора экспедиции, на территории России. Конкретный набор информации для конкретной компании будут согласовывать отдельно.
Что делать: уже сейчас составить карту данных — что собираете, где храните, сколько храните и можете ли связать конкретный платеж, груз, клиента и перевозчика между собой.
7. Отдельно обратите внимание на платежи.
Передаваться должны сведения о платежах клиента экспедитору и, если экспедитор привлекает перевозчика, — сведения о платежах экспедитора перевозчику. Если принимаете деньги через сайт, приложение или платёжный агрегатор, эти операции тоже попадают в информационный контур.
Для финансовой службы это уже отдельный проект: надо понимать, насколько платежи можно технически связать с конкретным договором и оказанной услугой.
8. У маленьких компаний есть выход — коллективный СОРМ.
Если у экспедитора нет собственной полноценной IT-инфраструктуры, допускается использовать СОРМ другого экспедитора или коллективное решение — например, на базе облачной TMS или оператора ИС ЭПД. Но есть принципиальное условие: сам оператор платформы должен реализовать СОРМ. Если ваша TMS просто хранит данные в облаке, этого недостаточно.
9. Подключение — это отдельный технический канал, а не просто API.
В разъяснениях описаны этапы: проектирование, согласование, создание физического канала связи, настройка сетевого и коммутационного оборудования. Технические условия даст уполномоченное подразделение. Если используете коллективное решение, этой головной болью занимается его оператор.
10. Установить недостаточно — потом всё это будут принимать.
После внедрения проходят приёмо-сдаточные испытания. Проверяют не только то, «работает ли коробка», но и полноту передаваемой информации. Если данные передаются не полностью или обнаруживаются критические ошибки, составят протокол, назначат срок устранения и затем проведут повторные испытания. Только после успешной проверки подписывается акт ввода СОРМ в эксплуатацию.
11. После запуска СОРМ нельзя будет просто выключить на выходные для обновления сервера.
Если плановые технические работы могут повлиять на доступность СОРМ, их нужно заранее согласовывать. При аварии — уведомлять и восстанавливать систему максимально быстро. Для крупных компаний это означает появление отдельного регламента эксплуатации. Для небольших — ещё один аргумент в пользу коллективного решения, где эксплуатационную ответственность берет оператор платформы.
12. И проверки будут вполне реальными.
Контроль осуществляет Ространснадзор по обращению ФСБ, причём такое мероприятие проводится без предварительного согласования с прокуратурой. Если найдут нарушение, выдадут предписание на устранение — срок от 15 до 180 дней. А за неисполнение обязанности по СОРМ предусмотрены уже оборотные штрафы, то есть потенциально гораздо болезненнее обычных фиксированных санкций.
13. Ещё один блок: проверка самого груза.
Экспедитору теперь надо проверять достоверность сведений клиента о грузе и организовывать выборочные проверки. При этом есть важное послабление: если груз уже проверили таможня, Погранслужба ФСБ, подразделение транспортной безопасности или другой компетентный орган, повторно проверять его экспедитору не требуется. А сколько именно грузов проверять выборочно, экспедитор определяет своими внутренними документами.
Можно уже сейчас разработать внутренний регламент: кого проверяем, по каким признакам, кто принимает решение и чем подтверждаем проведённую проверку.
14. С весом тоже есть интересная практическая деталь.
Можно использовать штатные весовые датчики автомобиля, но только если они официально поверены.
15. И самое неприятное — слова клиента теперь нельзя просто принимать на веру.
Экспедитор обязан проверять достоверность предоставленных документов и сведений, свойства груза и условия перевозки. За нарушение этой обязанности для юрлица предусмотрен штраф 50–100 тыс. руб.
Мораль: экспедитор должен готовиться уже не просто к новому документообороту, а к довольно серьёзной перестройке своей IT-инфраструктуры и внутренних процедур.
Рассказываем об особенностях транспортно-экспедиторской деятельности в ТГ-канале https://telegram.me/optimalogistic. Подписывайтесь!
Источники:
https://mintrans.gov.ru/activities/297/367/438/447
https://mintrans.gov.ru/storage/app/media/razyasneniya-subektam-ted-87-fz.pdf
